项目管理基本功
你与效率爆棚之间的距离只有3步
(本文转载自网络)
领导者最宝贵的资源不是时间，而是精力。时间可能只是白白流逝，投入精力方可处理事务。倘若我们专心处理一项任务、应对一次交流，就可以在短时间内取得可观的效果。但若是无法将精力集中到手头的工作上，效率不高，投入多少时间都不够用。那么，领导者要注意什么呢？
领导者须认识到，集中精力、免受打扰的能力是十分重要的，其中最重要的一个步骤就是管理情绪。心理学家维克托·约翰斯顿将情绪称为“内在判别放大器”，意即情绪在我们心中激起各种信号，将我们的注意力拉向某些特定的问题和事件，听不到他人的声音。换句话说，情绪容易吸引注意力，使我们难以集中精力关注事务本身。
因此，高效调用注意力的核心是要提高自己对情绪的觉察和管理能力。
1. 增强集中注意的能力。
我们可以通过一些行动来提升自己集中注意的能力，如做冥想、写日记、走进自然、锻炼身体和养成良好睡眠习惯。这些行动能够帮助我们提高集中注意力、减少分心走神的能力，并有助于管理情绪。最近的研究表明，每天冥想几分钟，每周花上一小时亲近自然，抑或在晚上随手写下几行日记聊作反思，都对身心健康有着显而易见的正面影响。就我个人做高管培训的经验来讲，这些行为同样有益于提高领导者的工作效率。关键是要坚持不懈，每天或每周坚持下去。
这些活动本身颇有乐趣，但并非沉溺享乐、浪费时间，而是一种投资，令我们能以巅峰状态投入工作。能干的专业人士在事业早期小有成就，往往是放弃了这些活动换来的——他们减少睡眠时间，或是放弃锻炼，将节省下的时间投入工作。这样做虽然暂时提高了产出量，但其实削弱了我们集中注意的能力。更多的高层领导者能够长期保持高效工作，使他们的工作增加价值的并非延长工作时间，而是工作时高度集中精力。
2. 避免走神。
精力是有限的，我们在一段时间内集中注意的能力也非常有限。分心走神会大大削弱领导者的效率，避免“分散精力”至为重要。我在几个月前的文章里写道：“手机和其他一些电子设备会发出提示音、闪动指示灯，或者跳出红色的消息数目提示，这样的设计都是为了吸引我们的注意力，营造出一种紧迫感……但这种频频让人分心的提示究竟有几个是真正紧迫的呢？几乎没有。把这些东西关掉吧。”
另一种让人无法集中注意的行为，一般叫做“多任务”，这个叫法本身就大错特错。那些无足轻重的任务所需脑力不多，可以同时进行；而对于大部分领导者来说真正有意义的事务，如一对一交流、在会议上做出建议和决定、思考创新等等，这些事情需要投诸更多的脑力。在这些情境下将多个任务并行处理，将会无可避免地导致效率大大降低，因为在切换任务时就会分散精力，无法进行深度思考。
3. 留出空白。
领导者的日程通常排得很紧（部分原因是每个人都想获得他们的关注），往往一不留神就发现自己一天到晚忙得不可开交，根本停不下来。在日程上留白，每周乃至每天都留出一段时间，可以进行创造性思考，也有助于恢复精力。这是很重要的。
这样做当然会让一些人失望，大家都觉得自己的问题值得领导者花时间关注，但工作高效的领导者要明白，自己不可能满足所有人的需求，很多人的要求不得不搁置一旁。在这种情况下，领导者需要帮助——来自高管团队、家人、朋友，还有（或许是最重要的）行政助理的协助。担当这些角色的人们有责任帮助领导者在日程表上留白，可是如果这些人不理解这份责任，就很容易给领导者造成困扰。
最后再想想，假如你是一位领导者，正在出席一场不值得予以关注的会议，那你不过是逢场作戏罢了。有时候这样做有其意义，组织机构是需要领导出席。但更多的时候，公司会因此蒙受损失，因为你身上最宝贵的资源浪费掉了。请告知会议组织者，就说需要你出席的时候再过来，然后退场去做你自己的事。如果提出要开会的就是你，那么你可能也在浪费其他人的时间和精力——也许他们迫于你的权威，不得不逢场作戏。你不妨与一位值得信任的同侪恳谈一次，了解一下会议的实际效果。
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